I volontari: registro e assicurazione

La compilazione dei libri sociali varia a seconda delle regole interne dell’associazione: non esiste uno standard unico. Alcune regole generali sulla tenuta dei libri sociali si possono applicare anche all’ente associativo non del Terzo settore. I libri sociali riportano i dati necessari a dimostrare principi base dell’ente associativo quale democraticità, disciplina uniforme del rapporto associativo, effettività del rapporto associativo stesso, libera eleggibilità degli organi amministrativi, partecipazione. Ove vengono riportati riferimenti normativi del Terzo settore (D.lgs 117/17) si intende che essi siano obbligatori solo per la disciplina degli enti del Terzo settore.

E’ necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto anche ai fini del diritto alla riservatezza.

I dati da riportare obbligatoriamente (Decreto MISE 6 ott. 2021), per ogni volontario da iscrivere nel Registro, sono:

  • il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
  • la residenza o, in alternativa, il domicilio nel caso in cui non sia coincidente;
  • la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel registro.

Naturalmente a questi dati è possibile aggiungere altri che si riterranno necessari.

Fermo restando l’obbligo assicurativo di cui all’art. 18 D.lgs 117/17 per tutti i volontari, occasionali e non occasionali, è possibile scegliere di non iscrivere i volontari occasionali in questo registro, con apposita sezione separata del registro stesso, ma di tenerne nota a parte.

Le impostazioni formali da ricordare:

  • impostazione “a libro” (non singoli fogli staccati o cartelline), quindi ad esempio un faldone; numerazione progressiva delle pagine;
  • compilazione completa;
  • aggiornamento periodico;
  • corretta trascrizione della movimentazione dei volontari (volontari dimissionari, nuovi volontari; cessazione attività di volontariato).

Il registro volontari è bollato in ogni foglio da un notaio o gratuitamente da un pubblico ufficiale a ciò abilitato (per esempio segretario comunale oppure in Regione FVG è possibile fare richiesta all’Ufficio Territoriale del RUNTS tramite comunicazione email a terzosettore@regione.fvg.it), che dichiara nell’ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono (Nota min. n. 7180 del 28 maggio 2021).

È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale) seguendo le predisposizioni dell’ art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del codice civile.

L’intestazione del libro volontari deve essere corredata da i seguenti dati:

  • denominazione dell’ente
  • codice fiscale ed eventuale partita iva e sede legale
  • eventualmente è possibile anche trascrivere indirizzo PEC, email, numero di telefono e logo

Si ricorda di compilare il modello di proposta adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.

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